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薬局業務の効率化テクニック -今日から活かせる!業務ノウハウ-

更新日: 2018年8月15日

第1回 薬局薬剤師、必須のパソコンテクニック

第1回 薬局薬剤師、必須のパソコンテクニックの画像
第1回 薬局薬剤師、必須のパソコンテクニック 薬局業務の効率化の画像

みなさま、こんにちは。
本コラムを担当させて頂くことになりましたジム子と申します。

様々な調剤薬局での経験をもとに業務効率化のために日々、奮闘しております!

このコラムでは、薬局業務の効率化をテーマにして、ちょっとした工夫で薬局の仕事が楽になるようなテクニックをご紹介していきます。

  • 対人業務にシフトしていくために、対物業務の負担を減らす
  • マウス操作は極力使わない
  • ショートカットキーを覚えよう
  • 辞書登録機能を使いこなそう

(参考)厚生労働省【患者のための薬局ビジョン】 

対人業務にシフトしていくために、対物業務の負担を減らす

 いまや薬局の仕事にパソコンは欠かせないものになっています。
薬剤師も事務員も1日の多くの時間をパソコン作業に費やしています。
それなのに薬局従事者はパソコンが苦手な人が多いですね。「最低限のことはできるけど、効率よく使いこなせていない。」これってすごくもったいないことです。

そこで、今回は「薬局の仕事を効率化するために絶対に知っておきたいパソコンテクニック」を紹介します。
効率化のテクニックを身につけて作業時間を削減しましょう!

薬歴がたまって残業ばかりという薬剤師さんは節約できた分だけ早く帰れますし、削減できた時間を患者さんとのコミュニケーション時間に充てることもできます。
厚生労働省が公開している「患者のための薬局ビジョン」では、薬局は「対物業務」から「対人業務」へシフトしていくべきだと明記されています。

「対人業務」にシフトしていくためには、やはり「対物業務」の負担を減らす必要があります。

その第一歩として、パソコン業務の効率化はとても効果的です。

マウス操作は極力つかわない

 まずはテクニックというよりは「心構え」についてです。マウスによる作業は持ち替えが発生するため、どうしても効率悪くなります。マウスの操作を減らしてキーボードで操作するように意識するだけで、作業効率は格段にアップします。

パソコン作業で疲れる原因は、細かい作業が連続することが一つの要因ですが、マウスの持ち替えを減らすことによってにパソコン操作による疲労を格段に軽減することができます。
マウスではなく、意識的にキーボードを使うようにしましょう。

たとえば、
「登録」ボタンを押すという単純な操作をマウスですると、
「キーボードからマウスに持ち替えて、ポインターを探し、移動して、指定個所をクリックし、またキーボードに戻る。」
なにげない1クリックでもこれだけの工程を踏んでいるので、繰り返すと疲労がたまってしまいます。

これがキーボードで操作すると「キー」を1つだけポーンと押して終わりです。楽だと思いませんか?
とても簡単なことなのですが、これをするためには「登録」ボタンがどの「キー」に対応しているか覚えないといけません。覚えていない人は、マウスでクリックしてしまいます。
つまり、意識してキーボードを使うようにしないとマウス操作から移行することはできません。

レセコンや薬歴を操作するときには、操作それぞれに対応する「キー」が割り当てられているので、いままでマウスで操作してきたことを一つずつ対応する「キー」がないかをいま一度確認してみてください。意外とキーボードだけでいろいろできてしまいます。
なれるまでは大変ですがちょっとの意識改革で、今後の仕事がずっと楽になります。

ショートカットキーを覚えよう

 薬局の仕事で役立つショートカットキーを紹介します。
ショートカットキーを覚えるとマウスを使わなくても「コピー」「貼付け」「1つ前に戻る」などの作業をキーボードだけでできるようになります。
ショートカットキーは電子薬歴の記載で大活躍するので、基本的なものは覚えておくことをおすすめします。

絶対に覚えておくべき基本的なショートカット
  • 【Ctrl+C】コピー
  • 【Ctrl+V】貼付け
  • 【Ctrl+Z】元に戻す
  • 【Ctrl+X】切り取り・カット
  • 【Ctrl+A】全て選択

コピーして貼り付ける、いわゆる「コピペ」は使用頻度が高いので絶対にマスターしておきましょう。
「コピペ」をするときに「コピー」や「貼付け」だけをショートカットで短縮してもテキストを選択するためにマウスに持ち替えてしまっては、その効果は半減です。

テキスト選択もキーボードでできるようにクセをつけましょう。
テキストの選択は【Shift】を押しながら上下左右の矢印を押すことで選ぶことができますが、ほかにも効率よく選択する方法があります。

全文を選択するのであれば【Ctrl+A】「全て選択」を使用すると速いです。
他にも「Home」や「End」のキーを使うと文章入力時のカーソルを一瞬で移動できます。さらに「Shift」と組み合わせるとテキストの選択もできます。

  • 【Shift+Home】カーソルより左側にある文章を選択
  • 【Shift+End】カーソルより右側にある文章を選択

「Home」や「End」のキーはあまりなじみのない「キー」ですが文章入力には欠かせません。薬歴のように毎日のように文章を入力する人は覚えておいて損はありません。

電子薬歴で役に立つであろうショートカットキーはこれくらいですが、ほかにもインターネットやExcelで役立つショートカットキーというのもたくさんあります。

追加で覚えておくと便利なショートカット
  • 【Ctrl+F】検索
  • 【Ctrl+P】印刷
  • 【Ctrl+S】保存
  • 【Alt+Tab】ウィンドウを切り替え

ほとんどのソフトで共通して使えるショートカットキーです。さまざまな場面で使えるので余裕があれば覚えておくといいでしょう。

辞書登録機能を使いこなそう

辞書機能とは、レセコンにある機能ではなくwindowsについている入力ソフトの機能です。
うまく使いこなすと薬歴の入力を強力にサポートしてくれます。

辞書登録というのは「単語」と「よみ」を登録しておくことで、誤変換をなくしたり変換候補を増やしたりする機能ですが、単語だけでなく文章も登録することができます。
一般的な使い方として、

【よみ】いっぽうか
【単語】一包化

第1回 薬局薬剤師、必須のパソコンテクニック Ctrl +  F10 でメニューを表示後、単語の登録を選択の画像

「一包化」は薬局では使用頻度の高い単語ですが、変換候補にあがってこないので一発で変換することができません。薬局ではよく使うような専門用語の「よみ」は辞書登録しておくことで入力のストレスを減らすことができます。

文章も登録することができるので、

【よみ】いつも
【単語】いつもお世話になっております。○○薬局・薬剤師の○○です。

このようにメールなどによく使う定型文を登録することもできます。「いつも」と入力して変換するだけで「いつもお世話になっております。○○薬局・薬剤師の○○です。」このような長い文章が一発で入力できてしまいます。

辞書登録は文章入力と相性が良いので、薬歴に応用することを考えてみます。
【よみ】には数字も登録することができるので用法を一通り登録してしまえば入力がとても楽になります。

【11】1日1回
【12】1日2回
【12】1回2錠
【12】1回2吸入
【1112】1日1回→1日2回
【1213】1日2回→1日3回
【12】1日1~2回
【】内は「よみ」です。

「よみ」に数字を登録しておくと、数字だけを入力して変換するだけで使用回数を入力することができます。
【よみ】にはアルファベットや記号も登録できるので、使用頻度が特に高い単語はアルファベット一文字を割り当ててしまいましょう。
例えば、

【c】COM良好
【k】(+)
【k】(-)
【s】SE(+)
【s】SE(-)
【l】左眼
【r】右眼
【b】両眼
【:】:-
【:】:+
【】内は「よみ」です。

おなじ「よみ」に複数の単語を登録してもかまいません。複数登録すると変換候補に複数でるので選択できるようになります。

定型文もどんどん登録していきましょう。登録すればするほど入力は効率化されていきます。

定型文
  • 【けんだく】よく振ってから使ってください。
  • 【めまい】めまいやフラつきが現れることがあります。
  • 【きげん】開封後1ヶ月たったものは破棄してください。

例文は短文ですが、windowsに初期で搭載されている日本語入力ソフト「MicrosoftIME」であれば1単語60文字までの文章を登録することができます。
薬歴を入力しながら定型文に使えそうな文章をみつけたら、その都度、登録していくと辞書はどんどん使いやすくなっていきます。

単語登録の手間を少しでも減らすためにここでもショートカットキーが活躍します。
「MicrosoftIME」であればテキストの入力中に【Ctrl+F10】でメニューが開くので、そのあと【O】を押すと「単語登録」画面を開くことができます。
これで、サクサク文章を登録していけば数文字の入力で文章がどんどん入力できるようになります。
※ショートカットキーの配置はご利用の環境によって異なる場合がありますので、予めご了承ください。

パソコン入力のような単純作業はどんどん効率化して「楽」をしてくことが大切です。
「楽」をしたからといって仕事の質がおちるわけではありません。単純作業で頭を使わなくなったぶんを「知的労働」や「対人業務」に集中できるようになるので労働の「質」はよくなります。
パソコン操作の効率化はだれにでもできて即効性のあるテクニックなのでぜひ身につけておきましょう。

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ジム子 じむこ

調剤薬局で働いている現役の調剤薬局事務ブロガー。
大手から中小までさまざまな調剤薬局での勤務経験をもとに薬局内の業務効率化を模索している。これからの薬局は「対物業務」を楽にして「対人業務」にリソースを割くべきだと考えている。。
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